Sprawne zarzadzanie dokumentami w firmie

Podstawowym nośnikiem informacji w przedsiębiorstwie są dokumenty, które są niezbędne do prowadzenia działalności. Ich odpowiednie uporządkowanie oraz szybki dostęp do nich ma olbrzymi wpływ na efektywność przedsiębiorstwa. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na rezygnację z tradycyjnych papierowych dokumentów, na rzecz nowoczesnych elektronicznych rozwiązań.

program crmSystemy CRM - POLKAS & COMARCH - Systemy ERP

Uproszczony obieg dokumentów

System zarządzania dokumentami posiada kilka ważnych elementów, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Po pierwsze umożliwia sprawne zdigitalizowanie istniejących już danych. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, ponieważ powala m.in. na elektroniczne przesyłanie faktur swoim klientom, dzięki czemu jesteśmy wstanie zaoszczędzić na czasie oraz pieniądzach, które byśmy musieli wydać na przesłanie dokumentów tradycyjnymi metodami. Kolejnym elementem tego systemu jest znacznie uproszczony obieg dokumentów. Ich przesyłanie między pracownikami jest o wiele sprawniejsze, przez co znacznie łatwiej je edytować i publikować.

Wady i zalety

System ten posiada również kilka podstawowych zalet. W znacznym stopniu ułatwia katalogowanie dokumentów, dzięki czemu znacznie szybciej wyszukamy ten, który w danym momencie nas interesuje. W przypadku usunięcia, któregoś pliku z danymi bardzo łatwo go będzie odzyskać. W większości przypadków pliki z dokumentami są przechowywane na dysku lokalnym użytkownika. Rozwiązanie to jest bardzo wygodne oraz tanie. Niestety nie jest pozbawione wad. Jedną z nich jest brak dostępu do plików w przypadku, gdy komputer, na którym są one zgromadzone jest wyłączony. Kolejnym minusem jest brak spójnej bazy danych. Wszystkie dokumenty są rozmieszczone na różnych dyskach co bardzo utrudnia ich przeszukiwanie. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wykorzystanie technologii internetowej w ich zarządzaniu.

Warto zwrócić uwagę, że najczęściej przeciwnikami tego typu systemów są sami pracownicy, dla których jego wdrożenie oznacza spore zmiany w codziennej pracy. Wiąże to się również dla wielu z nich z odbyciem dodatkowych szkoleń, których celem będzie przekazanie wiedzy jak z tych systemów korzystać. Jednak wraz z coraz większym doświadczeniem przy obsłudze i oni docenią to rozwiązanie, gdyż znacznie uprości i ułatwi im ten program wykonywanie codziennych czynności.